4 conseils pour organiser votre travail

Organiser votre travail : « J’ai appris aussi qu’un plan de travail qui réserve la première place aux choses de première importance est préférable à l’improvisation. »

 

 

Robert Williams, président des Chemins de Fer de Chicago, a dit un jour : « Une personne dont le bureau disparaît habituellement sous un amas de papier facilitera considérablement sa tâche et accomplira un meilleur travail si elle fait d’abord disparaître tout ce qui n’a pas trait directement au problème considéré. Faire table nette constitue le premier pas vers l’efficacité. »

1 – Débarrassez votre bureau de tout ce qui ne concerne pas le travail en cours.

4 conseils pour organiser votre travail
Déblayez votre bureau !

Le bureau « normal » disparaît sous une couche de lettres et de rapports qui n’ont pas été regardés depuis des semaines. Le rédacteur en chef d’un journal a, un jour, raconté que son secrétaire, en décidant de débarrasser complètement un de ses bureaux, avait retrouvé une machine à écrire disparue depuis deux ans !

La seule vue d’un bureau couvert de lettres auxquelles il faut répondre, de rapports, de mémos… suffit pour créer confusion, tension et inquiétude. Ce n’est pas tout. Le rapport constant de ces « mille choses à faire » peut provoquer stress, fatigue, accroissement de la tension artérielle, troubles cardiaques et ulcères de l’estomac.

 

Une approche aussi simple que le déblayage de notre bureau peut-elle nous éviter cette pression constante ? Le Dr Sadler, célèbre psychiatre, parle d’un patient qui, en appliquant ce simple moyen, a échappé à une dépression nerveuse ! Quand cet homme entra dans le cabinet du Dr Sadler, il était tendu, nerveux, préoccupé. Il se rendait compte du sérieux de son état, mais ne pouvait abandonner son travail. Il avait besoin d’aide : 

« Pendant que cet homme m’expliquait son cas, raconte le Dr Sadler, mon téléphone se mit à sonner. C’était l’hôpital; et au lieu de répondre que j’étais occupé pour l’instant, je pris le temps nécessaire pour parvenir, sur-le-champ, à une décision. J’ai toujours eu pour principe de régler, autant que possible, n’importe quelle question aussitôt qu’elle se posait. A peine avais-je raccroché que le téléphone sonna de nouveau. Encore une affaire urgente qui nécessite une discussion assez longue. Puis, il y eut encore une troisième interruption, un de mes confrères, qui vint me voir au sujet d’un malade dont l’état l’inquiétait. Après son départ, je voulus m’excuser auprès de mon patient, il s’était déridé. Son expression avait complètement changé. »

Les tiroirs ?

« Ne vous excusez pas, docteur ! me dit-il en souriant. Je crois avoir compris, pendant ces dix minutes, pourquoi je suis dans cet état. Je vais immédiatement retourner à mon bureau pour réviser mes méthodes de travail… Seulement, avant de partir, pourrais-je jeter un coup d’œil à vos tiroirs ? »

Quelque peu surpris, j’ouvris les tiroirs de ma table de travail. Tous étaient vides, à part ceux qui contenaient mon papier à lettres, mes formulaires d’ordonnance, etc.

« Dites-moi, demanda le patient, où rangez-vous les papiers concernant les affaires non terminées ? – Elles sont terminées !

Et les lettres auxquelles vous n’avez pas encore répondu ? Il n’y en a pas. Je ne lâche pas une lettre avant d’y avoir répondu. Dès l’arrivée du courrier, je dicte toutes les réponses à ma secrétaire. »

 

Résultat :

Six semaines plus tard, ce chef d’une grande entreprise industrielle pria le Dr Sadler de passer le voir à son bureau. L’homme était transformé et sa table de travail également. Il ouvrit devant le médecin tous ses tiroirs pour lui montrer qu’ils ne contenaient aucun papier relatif à une affaire non terminée :

« Il y a six semaines, expliqua-t-il, j’avais trois tables de travail, dans deux pièces, et j’étais littéralement submergé de boulot. Je n’arrivais jamais à tout traiter. Après avoir observé votre méthode, j’ai commencé à déblayer. J’ai rempli une pleine camionnette de vieux rapports et paperasses qui traînaient. Maintenant, je ne travaille qu’à une table, je traite les affaires à mesure qu’elles se présentent. Mais plus étonnant encore, je suis complètement rétabli, ma santé n’a jamais été aussi bonne ! »

 

2 – Exécutez vos tâches par ordre d’importance

Henry Dougherty, grand industriel américain, a déclaré qu’il n’avait presque jamais trouvé simultanément, même parmi ses meilleurs collaborateurs, les deux facultés suivantes :

  • premièrement, la faculté de réfléchir,
  • deuxièmement, la faculté de faire les choses par ordre d’importance.

 

4 conseils pour organiser votre travail
Prioriser son travail

Charles Ludman, qui de gratte-papier devint en douze ans président de la société Pepsodent, attribue son succès en grande partie au fait qu’il a su cultiver justement ces deux précieuses facultés : « Depuis longtemps, je me lève à cinq heures du matin. J’ai alors l’esprit plus clair qu’à tout autre moment du jour et j’établis mon programme de la journée en hiérarchisant mes tâches. » Evidemment, l’expérience m’a appris qu’il n’est pas toujours possible de traiter les dossiers de la journée dans un ordre logique. Mais j’ai appris aussi qu’un plan de travail qui réserve la première place aux choses de première importance est préférable à l’improvisation.

 

3 – Résolvez un problème sur-le-champ si vous avez suffisamment d’éléments pour décider

H.P Howel, qui faisait partie du conseil d’administration  d’une grande compagnie, raconte un jour que les réunions étaient souvent fastidieuses : on discutait un grand nombre de problèmes, et peu de décisions étaient prises. Le résultat ? Chacun emportait chez lui des liasses de rapports à étudier.

Finalement, Howell persuada ses collègues d’étudier un problème à la fois et de prendre systématiquement une décision. Plus de reports, plus de tergiversations. « Parfois, nous décidions de rassembler des informations complémentaires. Mais, de toute façon, nous prenions une décision avant de passer au problème suivant. Cette méthode produisit bientôt des résultats étonnants et bienfaisants; l’ordre du jour était devenu simple et clair. » C’est une excellente méthode pour un chef d’entreprise, mais aussi pour nous tous.

 

4 – Apprenez à organiser, à déléguer et à exercer un contrôle positif

Beaucoup de responsables s’usent prématurément parce qu’ils n’ont jamais appris à déléguer une partie de leurs responsabilités et qu’ils persistent à vouloir tout faire eux-mêmes. Ils souffrent alors de fébrilité, d’inquiétude, de tension.

Je sais qu’il est difficile de déléguer des responsabilités. Je ne m’y suis résigné qu’à regret. Pour en avoir fait l’expérience, qu’on risque la catastrophe si l’on délègue l’autorité à des personnes insuffisamment qualifiées. Mais, quelles que soient les difficultés rencontrées, il faut le faire si on veut éviter le stress, tension et fatigue !

 

Et vous, comment vous y prenez vous ?

 

Prenez soin de vous

Romain

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Note – Dominer le stress et les soucis – Dale Carnegie.

 

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